تأکید بر تحول در اطلاع‌رسانی دانشگاه بیرجند؛ از بازتاب دستاوردهای علمی تا ارتقای عملکرد رابطان خبری

به گزارش روابط عمومی و اطلاع‌رسانی دانشگاه بیرجند،  نشست هم‌اندیشی و تبادل نظر با رابطان خبری دانشگاه با هدف بررسی چالش‌های اطلاع‌رسانی، شنیدن دیدگاه‌ها و پیشنهادهای رابطان خبری، ارتقای کیفیت تولید و انتشار اخبار و تبیین رویکردهای روابط عمومی و اطلاع‌رسانی دانشگاه برگزار شد.

دکتر احمد خامسان، سرپرست دانشگاه بیرجند، در این نشست با اشاره به اهمیت نقش رابطان خبری در معرفی ظرفیت‌ها و فعالیت‌های دانشگاه اظهار کرد: مسئولیتی که رابطان خبری پذیرفته‌اند، برای دانشگاه اهمیت بسیاری دارد؛ زیرا اگر تلاش‌ها و دستاوردهای دانشگاه به‌درستی بازنمایی نشود، جایگاه واقعی آن در سطح ملی و در میان جامعه علمی به‌خوبی شناخته نخواهد شد.

وی با تأکید بر ضرورت ارتقای کیفیت و اثربخشی اخبار افزود: هدف از اطلاع‌رسانی دانشگاهی، صرفاً انتشار خبر برگزاری جلسات و برنامه‌های اداری یا انعکاس فعالیت‌های مدیران نیست، بلکه باید دستاوردها، ظرفیت‌ها و فعالیت‌های اثرگذار دانشگاه در حوزه‌های آموزشی، پژوهشی، فناوری و فرهنگی در اولویت قرار گیرد.

سرپرست دانشگاه بیرجند با اشاره به اهمیت انتشار اخبار دانشگاه در رسانه‌های ملی و پایگاه اطلاع‌رسانی وزارت علوم، تحقیقات و فناوری اظهار داشت: تولید اخبار ارزشمند و برخوردار از ظرفیت انتشار در رسانه‌های بیرونی باید یکی از محورهای اصلی فعالیت رابطان خبری باشد. پژوهش‌های کاربردی، اختراعات، دستاوردهای دانشجویان تحصیلات تکمیلی، ارتقای جایگاه علمی و فناوری و نتایج فعالیت‌های دانشگاهی از جمله موضوعاتی هستند که باید مورد توجه قرار گیرند.

وی بر ضرورت ارتباط مستمر رابطان خبری با گروه‌های آموزشی و اعضای هیئت علمی تأکید کرد و گفت: شناسایی دستاوردهای حاصل از فعالیت‌های پژوهشی، پایان‌نامه‌ها و رساله‌های تحصیلات تکمیلی و برنامه‌ریزی برای معرفی آن‌ها می‌تواند زمینه بازتاب گسترده‌تر فعالیت‌های دانشگاه در رسانه‌های تخصصی و پایگاه‌های خبری وزارت علوم را فراهم کند.
 

به‌روزرسانی وبگاه دانشگاه و اطلاع‌رسانی مسئولانه

دکتر خامسان با اشاره به ظرفیت وبگاه دانشگاه بیرجند در ارائه اطلاعات علمی، آموزشی، پژوهشی و اجرایی، بر ضرورت به‌روزرسانی مستمر اطلاعات واحدها، دانشکده‌ها و مسئولان تأکید کرد و افزود: با وجود جامعیت اطلاعات وبگاه، تکمیل بخش‌های مختلف، فعال‌سازی قسمت‌های غیرفعال و بهره‌گیری از تجربه‌های موفق دانشکده‌ها باید با جدیت دنبال شود.

وی همچنین جریان‌سازی خبری را از وظایف مهم روابط عمومی و رابطان خبری دانست و اظهار داشت: روابط عمومی باید علاوه بر معرفی فعالیت‌های مثبت، در تبیین مسائل و تصمیم‌های مهم دانشگاه نیز نقش‌آفرینی کند و زمینه آگاهی و همراهی جامعه دانشگاهی را فراهم سازد.

سرپرست دانشگاه بیرجند، سامان‌دهی تردد خودروها در پردیس دانشگاه را نمونه‌ای از موضوعات نیازمند اطلاع‌رسانی دقیق و اقناع مخاطبان دانست و گفت: ایجاد محیطی ایمن، آرام و متناسب با شأن دانشگاه، مستلزم همکاری اعضای هیئت علمی، کارکنان و دانشجویان است. تبیین اهداف و ضرورت‌های تصمیم‌های دانشگاه می‌تواند به افزایش همراهی جامعه دانشگاهی کمک کند.

وی با اشاره به ضرورت بازنگری در برخی رویه‌های اجرایی و سامان‌دهی مصرف منابع افزود: اطلاع‌رسانی درباره تصمیم‌های دانشگاه باید با شناخت دقیق موضوع، بیان دلایل تصمیم‌ها و توجه به منافع عمومی دانشگاه انجام شود.

دکتر خامسان همچنین بر استقلال اطلاع‌رسانی دانشگاه از اشخاص تأکید کرد و گفت: محور اصلی فعالیت روابط عمومی باید معرفی دانشگاه، دستاوردهای آن و تصمیم‌های جمعی در مسیر پیشرفت باشد؛ ازاین‌رو، اخبار باید ضمن برخورداری از دقت و صحت، بازتاب‌دهنده منافع و اهداف کلان دانشگاه باشند.

وی استفاده از ظرفیت خبرگزاری‌ها برای تهیه گزارش‌های تخصصی از دستاوردهای علمی و پژوهشی را ضروری دانست و شناسایی موضوعات مهم، فراهم‌کردن زمینه حضور خبرنگاران در دانشکده‌ها و معرفی پژوهشگران و دانشجویان صاحب دستاورد را از راهکارهای افزایش بازتاب رسانه‌ای فعالیت‌های دانشگاه برشمرد.
 

 آموزش و حمایت از رابطان خبری

سرپرست دانشگاه بیرجند با تأکید بر ضرورت ارتقای مهارت‌های حرفه‌ای رابطان خبری اظهار داشت: برگزاری دوره‌های آموزشی متناسب با نیاز این همکاران، به‌ویژه در زمینه خبرنویسی، انتخاب تیتر، عکاسی خبری و شناخت معیارهای انتشار اخبار، می‌تواند کیفیت فعالیت آنان را افزایش دهد. همچنین لازم است برای عملکرد مؤثر و فعالیت‌های باکیفیت، سازوکارهای حمایتی و تشویقی مناسبی در نظر گرفته شود.

وی با اشاره به اهمیت استفاده از شاخص‌های کمی و نتایج قابل اندازه‌گیری در تولید اخبار افزود: رسانه‌ها به اخباری توجه بیشتری نشان می‌دهند که در آن‌ها دستاورد مشخص، تغییر معنادار، رشد آماری، کسب رتبه یا نتیجه یک فعالیت علمی به‌روشنی بیان شده باشد. بنابراین، رابطان خبری باید در شناسایی این ظرفیت‌ها و ارائه دقیق اطلاعات مرتبط اهتمام داشته باشند.

دکتر خامسان در پایان، ضمن قدردانی از تلاش رابطان خبری، بر ضرورت هم‌افزایی، به‌روزرسانی مستمر اطلاعات و تقویت رویکرد حرفه‌ای در اطلاع‌رسانی تأکید کرد.
 

 تدوین چارچوب مشترک برای تولید و انتشار اخبار

در ادامه این نشست، دکتر علیرضا تشکریان جهرمی، مدیر روابط عمومی و اطلاع‌رسانی دانشگاه بیرجند، با تشریح اهداف برگزاری جلسه اظهار کرد: هدف اصلی، ایجاد چارچوبی منسجم و روشن برای فعالیت رابطان خبری و تعیین معیارهای مشترک در فرایند تولید، ارزیابی و انتشار اخبار است تا همه واحدهای دانشگاه بتوانند بر اساس رویه‌ای مشخص عمل کنند.

وی با اشاره به بازتاب اخبار دانشگاه بیرجند در پایگاه اطلاع‌رسانی وزارت علوم، تحقیقات و فناوری افزود: در یک ماه گذشته، بیش از 15 خبر از فعالیت‌ها و دستاوردهای دانشگاه در وبگاه وزارت علوم منتشر شده است. این بازتاب، زمینه توجه بیشتر سایر دانشگاه‌ها و مخاطبان به فعالیت‌های دانشگاه بیرجند را فراهم کرده و نشان می‌دهد اطلاع‌رسانی هدفمند می‌تواند در معرفی ظرفیت‌های علمی و اجرایی دانشگاه مؤثر باشد.

مدیر روابط عمومی و اطلاع‌رسانی دانشگاه با تأکید بر نقش رابطان خبری در معرفی ظرفیت‌های علمی، آموزشی، پژوهشی و زیرساختی دانشگاه تصریح کرد: رابطان خبری حلقه ارتباطی میان واحدهای دانشگاهی و جامعه هستند و کیفیت محتوای تولیدشده از نظر واژه‌گزینی، ساختار متن، تیتر و انتخاب عکس، بر تصویر عمومی دانشگاه تأثیر می‌گذارد.
 

اولویت‌بندی اخبار و پرهیز از انتشار مطالب تکراری

دکتر تشکریان جهرمی با تأکید بر ضرورت ارزیابی ارزش خبری مطالب پیش از ارسال برای انتشار در رسانه‌های رسمی دانشگاه اظهار داشت: همه فعالیت‌های انجام‌شده در واحدها لزوماً ارزش انتشار در کانال رسمی دانشگاه را ندارند. برخی اخبار برای اطلاع‌رسانی درون‌سازمانی یا درج در وبگاه اختصاصی دانشکده‌ها و واحدها مناسب‌اند، اما انتشار آن‌ها در کانال رسمی باید با توجه به اهمیت، گستره مخاطبان و میزان اثرگذاری موضوع صورت گیرد.

وی افزود: انتشار بیش از اندازه اخبار روزمره و کم‌اهمیت می‌تواند باعث کم‌رنگ‌شدن اخبار مهم و راهبردی دانشگاه شود و جذابیت کانال‌های رسمی و اخبار را برای مخاطبان کاهش دهد. هدف آن است که مخاطب با مشاهده هر خبر منتشرشده، با محتوایی ارزشمند و قابل توجه روبه‌رو شود.

وی همچنین بر ضرورت پرهیز از انتشار چندباره یک موضوع تأکید کرد و گفت: ارسال اطلاعیه برگزاری یک برنامه، خبر برگزاری و گزارش پایانی آن باید بر اساس ارزش و ضرورت هر مرحله انجام شود. اگر برنامه‌ای خروجی یا دستاورد مهمی داشته باشد، بهتر است تمرکز اصلی بر تهیه گزارشی دقیق از نتایج و دستاوردهای آن قرار گیرد.

مدیر روابط عمومی و اطلاع‌رسانی دانشگاه خاطرنشان کرد: رابطان خبری باید با تشخیص درست مخاطب و کارکرد هر رسانه، میان اطلاع‌رسانی داخلی، انتشار در وبگاه واحدها و انتشار در کانال رسمی دانشگاه تفاوت قائل شوند.
 

دقت در نگارش خبر و انتخاب تصاویر

دکتر تشکریان جهرمی، دقت در تنظیم متن و انتخاب عکس را از الزامات اطلاع‌رسانی حرفه‌ای دانست و گفت: مخاطبان اخبار به جزئیات متن و تصاویر توجه دارند. ازاین‌رو، هرگونه خطا در نگارش یا انتخاب نامناسب تصاویر می‌تواند برداشت مخاطب از محتوای خبر و عملکرد دانشگاه را تحت تأثیر قرار دهد.

وی با تأکید بر ضرورت بازبینی دقیق اخبار پیش از ارسال افزود: رابطان خبری باید متن را از نظر صحت اطلاعات، انسجام، واژه‌گزینی و رعایت اصول نگارش بررسی کنند و در انتخاب تصاویر نیز کیفیت فنی، زاویه عکاسی، تناسب تصویر با موضوع و وضعیت ثبت‌شده در عکس را در نظر بگیرند.

وی با اشاره به اینکه تعداد زیاد تصاویر لزوماً به معنای پوشش خبری بهتر نیست، تصریح کرد: معیار اصلی، انتخاب عکس‌های باکیفیت و متناسب با موضوع است، نه انتشار تعداد زیادی تصویر. گزینش تصاویر باید بر اساس ارزش خبری و کیفیت آن‌ها انجام شود و نباید صرفاً بر حضور افراد مختلف در عکس‌ها تمرکز کرد.
 

وی همچنین از برنامه‌ریزی برای برگزاری دوره فشرده عکاسی خبری خبر داد و اظهار داشت: در این دوره، اصول عکاسی حرفه‌ای، انتخاب زاویه مناسب و نکات مؤثر در تهیه تصاویر خبری آموزش داده خواهد شد. همچنین پیگیری لازم برای در نظر گرفتن امتیاز آموزشی این دوره برای شرکت‌کنندگان انجام می‌شود.
 

شناسایی فعالانه دستاوردهای علمی و پژوهشی

دکتر تشکریان جهرمی با تأکید بر لزوم حرکت از اطلاع‌رسانی منفعل به فعالیت خبری فعال اظهار کرد: رابطان خبری نباید صرفاً منتظر دریافت اخبار از واحدها بمانند، بلکه باید با برقراری ارتباط مستمر با اعضای هیئت علمی، گروه‌های آموزشی و دانشجویان توانمند، دستاوردهای علمی و پژوهشی را شناسایی و برای معرفی آن‌ها اقدام کنند.

وی افزود: برخی پژوهشگران و اعضای هیئت علمی ممکن است تمایل چندانی به معرفی فعالیت‌های خود نداشته باشند؛ بنابراین، رابطان خبری باید با پیگیری هدفمند، ظرفیت‌های کمتر شناخته‌شده را شناسایی کنند و زمینه انعکاس مناسب آن‌ها را فراهم سازند.

وی همچنین پیشنهاد کرد از ظرفیت دانشجویان علاقه‌مند و توانمند برای شناسایی و معرفی دستاوردهای دانشگاه استفاده شود و دانشجویانی که در این زمینه همکاری مؤثری دارند، برای بهره‌مندی از سازوکارهای حمایتی و تشویقی به مدیریت روابط عمومی معرفی شوند.

مدیر روابط عمومی و اطلاع‌رسانی دانشگاه در بخش دیگری از سخنان خود، بر ضرورت اطلاع‌رسانی به‌موقع درباره مسائل و رخدادهای احتمالی در محیط دانشگاه تأکید کرد و گفت: رابطان خبری در صورت مشاهده مسائل یا رویدادهایی که ممکن است بر اعتبار و وجهه عمومی دانشگاه اثر بگذارد، باید موضوع را در اسرع وقت به مدیریت روابط عمومی اطلاع دهند تا امکان بررسی، پیگیری و اتخاذ تدابیر لازم در چارچوب ضوابط دانشگاه فراهم شود.

دکتر تشکریان جهرمی با اشاره به برنامه‌های مدیریت روابط عمومی و اطلاع‌رسانی دانشگاه برای ارتقای عملکرد رابطان خبری و مسئولان وبگاه‌ها اظهار داشت: سه محور تشویقی، تسهیلی و آموزشی برای بهبود فعالیت این همکاران در دستور کار قرار گرفته است.

وی توضیح داد: نظام‌نامه‌ای برای ارزیابی عملکرد رابطان خبری و مسئولان وبگاه‌های واحدها تدوین شده است تا بر اساس کیفیت و میزان اثرگذاری فعالیت‌ها، از همکاران تقدیر شود. انتشار اخبار در رسانه‌های رسمی دانشگاه و وزارت علوم، بازتاب در رسانه‌های بیرونی و تولید محتوای خلاقانه، از جمله ویدئوهای خبری، در این چارچوب مورد توجه قرار می‌گیرد.
 

طراحی سامانه‌های پایش اخبار و رزرو سالن‌ها

مدیر روابط عمومی و اطلاع‌رسانی دانشگاه در تشریح اقدامات تسهیلی گفت: طراحی دو سامانه با همکاری مدیریت فناوری اطلاعات دانشگاه در دستور کار قرار گرفته است. سامانه نخست، سامانه رزرو سالن‌هاست که با در نظر گرفتن محدودیت‌ها، ظرفیت‌ها و شرایط اختصاصی هر سالن طراحی می‌شود تا فرایند رزرو برای واحدهای متقاضی ساده‌تر و منظم‌تر شود.

وی افزود: سامانه دوم، سامانه پایش اخبار است که با هدف یکپارچه‌سازی فرایند ارسال، بررسی و ارزیابی اخبار طراحی می‌شود. با راه‌اندازی این سامانه، رابطان خبری می‌توانند اخبار خود را در بستر مشخصی ثبت کنند و وضعیت بررسی و انتشار آن‌ها را پیگیری کنند.

به گفته وی، امتیازدهی به اخبار نیز در این سامانه پیش‌بینی شده است تا رابطان خبری بتوانند از وضعیت اخبار ارسالی خود، میزان پذیرش برای انتشار در وبگاه دانشگاه یا وزارت علوم و نحوه بازتاب آن‌ها مطلع شوند. این سازوکار می‌تواند به شفافیت فرایند اطلاع‌رسانی و ارزیابی عملکرد رابطان کمک کند.
 

برگزاری دوره‌های آموزشی خبرنویسی، عکاسی و مدیریت وبگاه

دکتر تشکریان جهرمی آموزش مستمر را یکی از محورهای اصلی ارتقای کیفیت اطلاع‌رسانی دانست و گفت: علاوه بر دوره عکاسی خبری، برگزاری دوره آموزشی برای مسئولان وبگاه‌های واحدها نیز با همکاری مدیریت فناوری اطلاعات دانشگاه پیگیری می‌شود.

مدیر روابط عمومی دانشگاه در بخش دیگری از سخنانش بر اهمیت انتخاب تیترهای دقیق و جذاب تأکید کرد و اظهار داشت: عنوان خبر یکی از عوامل مؤثر در جلب توجه مخاطبان و رسانه‌هاست. در صورت وجود آمار معتبر، تغییرات معنادار، رشد قابل اندازه‌گیری، کسب رتبه یا دستیابی به یک دستاورد مشخص، بهتر است این اطلاعات به‌صورت دقیق و روشن در تیتر منعکس شود. عنوان‌های کلی و فاقد اطلاعات مشخص، معمولاً ظرفیت کمتری برای جلب توجه رسانه‌ها دارند.

وی در پایان، ضمن دعوت از رابطان خبری برای طرح دیدگاه‌ها، پیشنهادها و چالش‌های موجود، بر ضرورت تعامل مستمر میان رابطان خبری و مدیریت روابط عمومی و اطلاع‌رسانی تأکید کرد و خواستار مشارکت فعال آنان در شناسایی ظرفیت‌ها، بهبود فرایندها و معرفی مؤثر دستاوردهای دانشگاه بیرجند شد.

در ادامه این نشست، رابطان خبری به بیان دیدگاه‌ها و نظرات و پیشنهادات خود پرداختند.